Företagandet växer och digitaliseringen utvecklas konstant. I samband med det är det också fler och fler företag som vill och behöver börja verka på en internationell marknad. All förhandling kräver såklart olika, unika färdigheter och förberedelser men det finns några gemensamma nämnare bundna till de flesta förhandlingarnas utfall. Vi går igenom några av dessa i nedan.
Det är faktiskt ingen ide att göra något om man inte vet varför man gör det. Det är därför viktigt att påminna sig om vad syftet med missionen är, något som enkelt glöms bort under press och stress. Klargör förhandlingens mål och syfte. Få en klar bild av varför ska du ha förhandlingen och vad vill du få ut av den. Tänk också på varför din motpart har förhandlingen och vad motparten vill få med sig efter en framgångsrik förhandling. Annars är det lätt att man tappar fokus och koncentrerar sig på helt fel saker vilket kan stjälpa förhandlingens utgång.
Att förbereda sig kan man aldrig göra tillräckligt. Men samtidigt går det inte att vara förberedd på exakt allt, men små detaljer som är kopplade till målet och syftet är bra att ha med sig för att öka chanserna till en god utgång.
Att motparten kommer ha invändningar går nästan att garantera. Du behöver förbereda svar på de invändningar du högst sannolikt tror kommer att framföras. Invändningarna handlar ofta om motpartens egna värderingar och hur vi matchar varandra på de punkterna. Det är därför viktigt att läsa in sig ordentligt på om motpartens företag innan förhandlingen. Det kan exempelvis vara att motparten endast vill köpa in produkter från miljöcertifierade företag medans ditt företag kanske erbjuder det till viss mån eller inte alls.
Förutom att läsa på ordentligt är det också viktigt att förtydliga vad motparten har för problem som ska lösas eller vilka önskemål som ska uppfyllas. Hur kan du bidra till mervärde för motparten?
Det är smart att förbereda exempel på scenarier där du, dina kunder eller samarbetspartners stått inför liknande problem eller haft liknande önskemål som motparten. Samt redovisa hur utfallet av lösningen och resultatet blev. Motparten kan också önska att du visar upp och demonstrerar olika delar eller statistik från tidigare projekt. Se till att ha en presentation redo för att slippa oväntad improvisation. Att improvisera kan se skickligt ut men det kan även bidra till att du upplevs slarvig och oförberedd.
Sist men inte minst, kom ihåg att behålla lugnet. Om det kommer frågor som du inte förberett dig på eller kan svara på direkt är det bättre att ta reda på svaret än att ta något ur luften. Tala alltid lugnt, tydligt och till punkt.
Trots vikten av att bemöta och tillgodose behoven hos motparten du ingår förhandlingen med, är det viktigt att du vet att det du lovar går att uppfylla. Var rak och transparent med hur ditt företag arbetar, vad ni står för och vad ni har för krav och förväntningar på ett potentiellt samarbete. Försköna inte verkligheten utan våga vara tydlig med värdet av ert arbete. Se till att vara påläst på din arbetsgivares prioriteringar och värderingar för att veta att du är lojal mot företaget. Vad är viktigt för er och vad förväntas av dig? Vilka villkor sätter ni, hur långt kan du tänja på gränserna och vilka frågor behöver du ha svar på?
Genom att vara påläst, transparant och trygg i din roll kommer du också uttrycka expertis och professionalitet som förhoppningsvis leder till att motparten väljer er framför era konkurrenter.
Vid internationella förhandlingar är det inte konstigt om du och din motpart talar olika språk och språkbarriärer är mycket förekommande. När det existerar språkbarriärer är det viktigt att du ser till att vara på samma nivå som din motpart. Om motparten är betydligt bättre än dig på språket får du bara hoppas att hen ger dig samma fördel. Vad som menas med att lägga sig på samma nivå är att exempelvis ta reda på om det är lämpligt att använda svåra, komplexa begrepp som kräver branschexpertis. Eller kan du finna dig på en lägre mer lättbegriplig nivå om motparten inte besitter samma erfarenhet och kännedom?
Genom att finna dig på samma nivå som din motpart minskar du risken för missförstånd och oklarheter. Samtidigt som du främjar en god relation där motparten inte känner sig sämre eller överkörd. Men om det finns väldigt stora språkbarriärer kan det vara mer värt att anlita en auktoriserad tolk så att ni båda kan tala ert modersmål. Det som är bra med att tala sitt modersmål är att man oftast är bättre på att uttrycka sig och känner sig mer bekväm i situationen.
När vi förhandlar med människor från andra länder är det väldigt viktigt att ta reda på de eventuella kulturskillnader som du och din motpartner har. Det kan det finnas ord, begrepp och kroppsspråk som absolut inte används i motpartens land, som i värsta fall kan vara förolämpande. I vissa länder är det till exempel kränkande att peka på någon, och i andra länder är det konstigt om man inte har med sig en gåva till sin affärspartner.
Genom att göra sig medveten om eventuella kulturella skillnader kan du förstå hur motparten tänker, reagerar och agerar, vilket kan hjälpa dig skapa ett framgångsrikt utfall. Och även om du inte ror en förhandling i hamn kan du vara säker på att du inte omedvetet sårat eller förolämpat motparten och kan bibehålla en god relation.
Undvik debatten - Tänk win-win
Det är lätt att fokuset går åt sin egen eventuella vinst. Men den som gapar mister ofta hela stycket. Du ska tänka på att inte argumentera för att få rätt och undvika att gå in i debatter med din motpart. Om du tycker att motparten har helt fel och är ute och cyklar ska du trots det få hen att känna sig sedd och respekterad.
Vid en extra lyckad förhandling ska alla inblandade uppleva att de avslutar dagen på prispallen. Trots att det många gånger är en person som lönsamt säljer en tjänst eller produkt, ska motparten uppleva att de vinner på att köpa.
När ett mervärde uppstår för båda parterna kan det öka chanserna till ett mer förtroendeingivande, tacksamt och långsiktigt samarbete. Och om du och din motpart inte kommer överens och du undviker onödiga diskussioner, kan ni bibehålla en god relation trots att förhandlingen inte gick i mål.
Ta kommandot och var förtroendeingivande
Genom att ta mycket initiativ hamnar du automatiskt i en bättre förhandlingsposition. Se till att under mötets gång gå igenom och punkta upp alla frågeställningar, svar och eventuella överenskommelser. Efteråt kan du sammanfatta allt och skicka till din motpart. Kom också med förslag på nya tider att träffas eller höras vid. Genom att ta kommandot visar du att du har koll på läget, har lyssnat, förstått samt bryr dig om och tar ansvar över er relation. I sin tur kommer det att bidra till ett ökat förtroende till dig och ditt företag.
Försök även att klicka med motparten på ett mer personligt plan än bara yrkesmässigt. Människor är ofta mer villiga att göra affärer och bygga vidare på en relation med någon som man gillar och förlikar sig med.
Som du märker är förhandlingsteknik inte bara att sälja och köpa utan handlar mycket om personkemi, timing och förberedelse. Nu har du en liten grund att stå på inför din kommande internationella förhandling. Men glöm inte att större förhandlingar ofta pågår under flera månaders tid, så det gäller att ha is i magen.
